Instrucción 1/1996, de 1 de marzo

INSTRUCCIÓN 1/1996, DE 1 DE MARZO, DE LA AGENCIA DE PROTECCIÓN DE DATOS, SOBRE FICHEROS AUTOMATIZADOS ESTABLECIDOS CON LA FINALIDAD DE CONTROLAR EL ACCESO A LOS EDIFICIOS
(BOE núm. 62, de 12 de marzo)

La necesidad de regular los ficheros automatizados establecidos para el control del acceso de las personas a los centros de trabajo o dependencias públicas, a donde se acude con la finalidad de efectuar actividades relacionadas con las propias del centro visitado, plantea problemas relacionados con la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, con mayor razón desde la aprobación de la Directiva europea relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Estos problemas se concretan en la necesidad de regular los datos constituidos por sonido e imagen, como los de vigilancia por videocámara, y, en general, todos los recopilados en cumplimiento de las funciones de vigilancia, con la prestación del consentimiento necesario para ello, así como el período en que los mismos deban ser conservados y su posterior cancelación por haber dejado de ser necesarios o pertinentes para los fines para los que fueron recabados.

La Instrucción solamente se refiere al ámbito competencial propio de la Ley reguladora del tratamiento automatizado de datos personales y se dicta de conformidad con lo dispuesto en el artículo 36.c) de la misma que atribuye a la Agencia de Protección de Datos competencias en esta materia.

Norma primera. Ámbito de aplicación.

1. La presente Instrucción regula los datos de carácter personal tratados de forma automatizada que son recabados por los servicios de seguridad con la finalidad de controlar el acceso a los edificios públicos y privados, así como a establecimientos, espectáculos, certámenes y convenciones.

2. A tales efectos, tendrá la consideración de dato personal cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables, debiendo entenderse comprendidos dentro de la misma el sonido y la imagen.

Norma segunda. Responsable del fichero.

1. Tendrá la consideración de responsable del fichero la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo por cuya cuenta se efectúe la realización del servicio de seguridad. No obstante lo anterior, mediante el correspondiente contrato de prestación de servicios de seguridad, podrá tener la consideración de responsable del fichero la empresa que preste los servicios de aquella naturaleza.

2. El responsable del fichero asumirá el cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en la Ley Orgánica 5/1992 y, entre ellas, la de la inscripción del fichero en el Registro General de Protección de Datos.

Norma tercera. Recogida de datos.

1. La recogida de datos efectuada para el cumplimiento de los fines a los que se refiere la presente Instrucción deberá realizarse de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de la Ley Orgánica 5/1992, y, en concreto, deberá informarse de la existencia de un fichero automatizado, de la finalidad de la recogida de los datos, de los destinatarios de la información, del carácter obligatorio de su respuesta, de las consecuencias de la negativa a suministrarlos, de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación o cancelación y de la identidad y dirección del responsable del fichero.

2. Los datos recogidos serán los estrictamente necesarios para cumplir la finalidad de controlar el acceso.

Norma cuarta. Utilización de los datos.

Los datos personales así obtenidos no podrán ser utilizados para otros fines. Tampoco podrán ser objeto de cesión los datos así recabados fuera de los casos expresamente establecidos en la ley, salvo consentimiento del afectado.

Norma quinta. Cancelación de los datos.

Los datos de carácter personal deberán ser destruidos cuando haya transcurrido el plazo de un mes, contado a partir del momento en que fueron recabados.

Norma sexta. Medidas de seguridad.

El responsable del fichero garantizará la adopción de las medidas técnicas y organizativas necesarias para la seguridad de los datos y que impidan el acceso no autorizado a los ficheros creados para dichos fines.

Norma final. Entrada en vigor.

La presente Instrucción entrará en vigor a partir de los tres meses de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.